彭 荣    陶乔双

云南大学创建于1922年，是云南省唯一一所被列入国家“211工程”及西部大开发重点建设的综合性大学。云南大学“211工程”“十五”建设实施信息化建设，2003年6月实现了无纸化网络办公，全面开通电子校务。

档案管理作为学校一项重要的基础性管理工作，一直得到学校领导的重视和支持。学校推行电子校务必然产生大量的电子文件，电子文件的归档、管理和提供利用问题显得十分迫切，电子文件的物理归档不能满足信息共享的需要，档案的信息化建设提到议事日程上来。为此，在档案馆有关负责人提出专题报告和档案信息化建设框架并提前启动的情况下，学校行政和党委专题研究将档案信息化建设列为“211工程”子项目，投入专款展开了建设。档案馆组成了项目组，由 彭荣副 教授担任项目主持人。同时，与云大信息研究所密切合作展开建设。

云南省人民政府信息化工作办公室和云南省档案局联合发文“云南省档案信息化建设实施意见”（云档联发【2004】3号），提出全省档案信息化建设的目标和要求，并把云南大学作为档案信息化建设的试点单位。云南省教育厅发文将云南大学档案信息化建设列为全省高校唯一的试验点。“文档一体化”是档案信息化建设的重要内容之一，经过云南大学档案馆与云南大学信息研究所的共同努力，与2004年5月顺利开通了云南大学文档一体化系统。

1、文档一体化系统的基础性工作

（1）建立相应的电子文件管理规章制度

为了适应云南大学信息化建设和自动化网络办公的需要，规范我校形成的电子文件，做好文档一体化的归档管理工作。档案馆根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标《电子文件归档与管理规范》以及《云南省高等院校电子公文归档管理暂行办法》等有关法规，在深入研究的基础上，由项目主持人 彭荣副 教授起草，经过工作小组的讨论修改，形成了《云南大学电子文件归档管理暂行办法》，上报校长办公会通过并正式发文实施。该办法从电子文件的慨念和标准、管理体制和职责、电子文件的收集归档和移交、电子档案的保管、利用和统计等方面作出了详细规定。该办法在部分高校起到了很好的借鉴作用。其他相关制度和标准，如：归档电子文件元数据标准、共享信息审查上网、数据库安全管理和备份（迁移）、专兼职档案人员和系统管理员的安全职责等陆续出台。逐步建立和完善档案信息化管理规章制度。

（2）成立相关工作部门和配备人员

要实施档案信息化项目和实行文档一体化系统，必须有相应的机构和组织。学校成立了由一位校领导负责，校办牵头，有关部门参加的学校信息化建设领导机构。档案馆在馆内成立了“信息部”，由项目主持人 彭荣副 教授兼任信息部主任，对指导部、利用部、技术部人员的工作职责进行修订，把文档一体化工作作为档案工作的重点内容，并组成七个人的档案信息化项目小组，人员分配合理，有副教授一名，副研究馆员两名，馆员三名，助理馆员一名，每位组员各施所长。项目组与信息研究所紧密协作，集中力量开展文档一体化工作和项目建设实践。同时，项目组成员自觉更新观念，通过培训和自学，积极应用信息技术，以创新性思维展开档案信息化的理论、规划、实施方案的研究工作。

（3）制定档案信息化和文档一体化实施方案

经过认真研究档案信息化发展方向，并结合云南大学的实际需要， 彭荣副 教授提出了档案信息化建设应遵循总体规划、分步实施、业务驱动、滚动发展的原则，通过几年的建设逐步实现“文档一体化”、“馆藏数字化”、“利用网络化”、“开发知识化”的目标，其建设内容包括：搭建网络平台、配置信息化设备、建立档案管理信息系统、积累档案数字化信息资源、开通文档一体化和校内共享信息系统、建立和完善规章制度等方面，最终目标要建立数字档案馆以及基于数学模型和现代管理理念的辅助决策信息系统。管理系统是手段、资源积累是核心、信息共享是目的、规章制度是保障。

依托学校办公网，在建立档案馆局域网的同时，提出了“云南大学档案信息化建设构想及拓卜设计方案”，如下图所示：

该设计方案的主要内容是利用学校自动化办公网络实现“文档一体化”，办公自动化系统和文档一体化系统各自使用一台服务器，办公自动化的服务器在云南大学的办公网上，而文档一体化的服务器放在档案馆的局域网上，外网和内网唯一关联的地方就是通过双网卡工作站进行数据的传输。首先通过办公自动化系统处理后产生的归档电子文件存储在办公自动化服务器上，档案馆有专门的双网卡工作站进行接收，此工作站一张网卡的TCP/IP配置和办公网设置在一个网段上，另外一张网卡的IP地址与档案馆局域网内的IP地址在一个网段上，部门档案管理员将需要归档的电子文件移交给档案馆，档案馆指定的接收入收到文件经过验收后把办公自动化服务器上的应归档的档案数据转到文档一体化的档案原始信息的专用服务器上，此时办公自动化服务器上不再有这些电子文件，而只有电子档案移交清单。同时，在档案馆局域网上又可同时开展馆藏档案数字化、保密档案的利用及档案信息开发等资源积累和利用开发工作。对于可以上网共享的档案信息，通过一台档案Web服务器与办公网连接发布。

（4）开展档案信息化建设和文档一体化应用培训

要想很好地开展档案信息化建设，让大家重视文档一体化工作，必须让专兼职档案人员对档案信息化和文档一体化的概念及内容有一定的了解，必须大力加强队伍建设和业务培训，把业务培训作为项目建设的重要内容列入项目规划和工作计划。为此，云南大学档案馆将《云南大学电子文件归档管理暂行办法》、档案信息化慨论、文档一体化应用系统等对全校归档部门的100多位分管领导及专兼职档案人员轮流进行了培训，并在档案馆网络培训室对文档一体化系统进行上机操作和考核，取得了很好的效果。同时，为了推动云南省高校文档一体化建设，还按照云南省教育厅的要求开办了云南省高校档案信息化建设培训班，2005年4月份第一期培训已经结束，各高校专职档案员对云南大学的文档一体化建设所取得的成果给予了高度评价，认为“文档一体化”系统的开通运行在全省高校起到了示范作用。

2、管理系统的软硬件配置与功能

（1）搭建网络平台、配置软硬件设施

1）硬件配置

由于争取到的经费有限，云南大学档案馆在原有部分自动化办公设备基础上购置一些急需的设备启动信息化子项目。积累档案信息资源和开通文档一体化系统需要大容量专用服务器、高性能自动备份光盘库、速度较快的双网卡工作站、多台局域网办公终端计算机、高速扫描仪、打印刻录机以及声像处理系统等。

管理系统和数字化设备：

l          服务器两台：原始数字档案专用服务器，HP ML 350G 3/X2.4/ 1G   4个 72G SCSI硬盘。经过办公自动化处理的电子文件进行网络归档后的数据及馆藏档案数字化处理后的数据全部储存在这台服务器上。网站和共享信息Web服务器，IBM 8664-81Y PⅢ/ 256M / 200G ，可容纳72个终端的小型服务器。

l          数据备份设备：plasmon D120电子光盘库1台，现配有40张双面光盘，每张 9.4G 共 376G ,，光盘库可扩展至80张光盘,共计 752G 。用来定期备份服务器上的档案数据。磁带机：HP 20/40-GB DAT  External Type Drive，用于备份网络运行过程中的动态信息。

l          打印机三台：HP 6L 喷墨打印机  1台，EPSON 5700L 黑白激光打印机  1台，EPSON C2000彩色激光打印机  1台

l          600万像素数码相机一台：拍摄学校重要活动及会议的照片，以及馆藏照片档案的数字化处理。

l          扫描仪三台：柯达高速扫描仪1台： i260彩色扫描仪，可实行双面彩色扫描，每分钟可扫描60页，最高分辨率可达600dpi。HP平板扫描仪2台。专门进行馆藏档案的数字化处理。

l          联想双网卡工作站5台：联想开天M4600 Intel® Pentium 4 CPU 2.6G HZ / 512M ，用于接收办公自动化处理完后进行归档的档案数据。

l          馆内人员配置较高的办公终端电脑10台，IBM和SONY手提电脑各1台。

l          APC XL UPS在线互动式不间断电源1组：  3000 SU3000UX(3000W/4h)，当市电突然中断或电压不稳定的时候系统自动启动UPS电源同时对服务器、光盘库、磁带机及网站服务器供电，最长可达8小时。

业务培训设备：

l          网络培训教室一间

l          计算机14台

l          监控设备一套

l          三洋投影仪1台（包括投影银幕）。

系统管理员利用一台笔记本电脑安装文档一体化虚拟系统，对专兼职档案员进行档案管理信息系统和文档一体化系统的业务培训。

2）软件应用

近几年来，由于计算机应用在国内的快速发展和档案管理工作的要求，曾有不少单位为档案管理编写了一系列的档案管理MIS 系统。但是，这些MIS 系统在一定程度上只是一个对文件目录的输入、输出过程，而并没有达到真正的档案信息管理和利用开发的目的。我们也曾经使用过单机版的档案管理软件，但由于软件本身的限制，无法在网络上进行电子档案的归档等操作，无法满足档案信息化及文档一体化的需要。基于这种情况，云南大学档案馆积极配合云南大学信息研究所开发了Netcase Anywhere系统下的文档一体化管理系统软件。

NetCase Anywhere是集网络信息资源的获取、构建、共享为一体并提供多级管理和服务的企业级计算平台，它支持多种操作系统，如Win95/98/2000/NT/2003/XP、Linux、Unix等，安装后即可使用，是当前网络应用中最快速的一个解决方案。同时NetCase Anywhere具有企业级的计算模式，它可以访问几乎所有的数据库，如MS SQL Server、Oracle、Sybase、DB2、Informix等。

NetCase Inside是文档一体化系统的客户端软件，用户要使用NetCase Anywhere，需要在客户端安装应用程序NetCase Inside,每台计算机只需安装一次，如有更新版本的文件，系统会自动下载，用户无须重新安装。除了进行文档一体化系统维护以外，所有操作都能在网络上的客户端进行，而操作产生的数据全部被保存到文档一体化服务器上。

（2）文档一体化系统运行环境

1）计算机硬件环境：

l          CPU:Intel奔腾100MHz或相当的处理器

l          RAM: 16M

l          硬盘：1Gb

l          显示卡：VGA、Super VGA或更高性能的图形显示卡

2）计算机软件环境：

l          操作系统：Microsoft Windows 95或以上版本

l          网络协议：NetCase Inside 安装和运行前要安装和配置好TCP/IP协议

（3）文档一体化系统的功能

文档一体化系统有常用栏目、档案管理、档案利用管理、扩展应用管理、档案整理编目设置、辅助实体管理、部门资料管理，电子档案移交接收清单、档案系统设置等栏目，如下图所示，每个栏目分别实现不同的功能。

文档一体化系统的主要功能：

l          创建分类模式：创建分类模式是进行档案管理的前提条件，各档案馆、科、室可以按照自己的应用情况创建不同的分类。有案卷目录、卷内目录和归档文件目录供选择。不同的单位和机构有不同的分类方式，云南大学使用的分类方式是：年度+机构/问题+保管期限+件号。以后的档案的录入、管理、利用等操作都在所创建的分类之上进行。

l          档案管理：文档一体化档案管理是用户使用最多的功能之一，它包括了档案案卷目录、卷内目录、归档文件目录的录入、修改及删除的操作，是整个档案管理系统承前（档案分类）启后（管理、检索、利用）的关键步骤。大量的档案管理工作都在这里完成，它的操作方式与实际工作模式相当接近，与用户设置的档案分类模式所对应的表单直接相连接，便于用户操作。

l          添加附件和打印目录：可能几年前的档案文件只有纸质的，不利于档案的利用，用户可以通过档案系统的扫描功能把文件加到系统中来。要求用户装有扫描仪、及相应的软件Adobe Arobat。打印目录的操作跟打印一般文件类似，点击档案打印页面，进行相应的打印设置即可打印出档案目录。

l          档案检索统计：通过计算机管理档案的目的是更好的利用，作为档案管理人员，需要从系统中获取（检索）更多的信息。Netcase 档案系统提供了档案全局检索统计的功能模块，通过该模块用户可以掌握档案管理情况，提高档案的管理、利用效率。用户可以使用模糊检索，也可以通过检索逻辑条件组合出各种复杂的检索条件，快速准确地进行检索，查找出需要的档案信息。

3、文档一体化系统运行情况及评价

（1）档案管理信息系统和文档一体化系统的实际运行情况

前面整体叙述了实现文档一体化需要的软硬件设施、拓扑结构设计及制定相关的规章制度，并在此基础上提出了档案管理信息系统的整体构架和实施规划，在实行文档一体化的同时展开馆藏数字化、利用网络化等方面的建设。系统构架如下：

1）与办公自动化集成

通过办公自动化系统处理的电子文件流转到分发后，分发人员把文件移交给兼职档案人员，让兼职档案员确定文件是否需要归档及如何归档。下面就从鉴定开始对归档操作做说明。

兼职档案员登陆办公自动化系统后可以看到用户发来的督办通知和要求作鉴定的文件；兼职档案员判断文件是否有存档价值，对没有存档价值的文件作不归档处理，之后这些文件还是保存在办公自动化服务器上，拟稿单位随时可以进行查阅，这样既节省了硬盘空间，也避免了由于病毒或系统崩溃等原因带来的数据丢失，提高了这份文件存储的安全性。而对有保存价值的文件就作移交处理，移交工作由兼职档案员完成，首先填写《档案移交登记表》，兼职档案员需要判断文件的分类模式，如密级、保管期限、归档年度、机构/问题、文件页数等字段。其他信息由管理系统自动从发文单中提取出来，完成相应的数据项（档案著录项）的填写后单击“移交”按钮开始移交工作。

档案管理员通过双网卡工作站登陆办公自动化系统后看到兼职档案员移交过来的文件，并对文件进行归档审核验收，在此环节中档案管理员只需决定是否接收档案即可，如果发现移交登记表填写不对，可以拒绝接收，数据会返回到部门档案管理员手上，让其重新修改后再进行移交。如果填写正确，直接结束流程并点击接收，此时双网卡工作站的两块网卡必须同时启用，这份文件就从办公自动化服务器转到档案馆的原始数据服务器上。归档后部门档案管理员会收到一份完整的电子档案，也可以看到这份档案的移交清单，由于目前国家还没有相关的法律来说明电子档案可以代替纸质档案，因此归档部门档案管理员还得打印出档案馆发回的电子文件盖上归档章后移交给档案馆。

档案馆的档案管理员接收完电子档案后，为了数据的安全需要禁用双网卡工作站中连接办公网的网卡，以确保原始档案数据库的安全。下次开始接收的时候再重新启用这块网卡即可。此时进入档案馆内部的文档一体化系统的档案管理部分，系统会自动根据年度、机构（问题）、保管期限把刚才接收进来的那份电子档案放到相应的分类目录下，我们以后就可以方便地对这份文件进行检索查阅它的目录及正文。

对于不走办公流程的电子档案，在学校没有开通办公自动化以前，直接由归档部门档案员用word 或excel制作好目录，再移交给档案馆的电子文件，进馆以后我们还必须重新按照标准导一次数据；开通办公自动化后部门档案管理员可以直接在部门资料管理的档案箱里自己创建目录，把相应的目录内容录入系统，有电子正文的可以以附件的形式分别附加，最后再把这些目录及正文通过办公自动化系统直接移交给档案馆，这样当纸质文件需要归档的时候归档部门档案管理员就可以直接从系统里把目录打印出来再进行归档，档案馆也相对减轻了工作量，避免了重复劳动。

2）开展馆藏档案数字化工作

云南大学八十年的历史积累了大量的档案，而原来这些档案别说正文，就连大部分的目录都是手工抄写的，电子文件是最近几年才开始出现，要实现档案信息资源的积累和共享，我们必须进行馆藏档案数字化工作。

首先进入档案管理信息系统创建分类模式，创建好相应的案卷目录、卷内目录及归档文件目录，创建完毕以后进入档案管理部分，把与纸质档案相对应的目录录入信息系统系统。

对于以上录入的电子文档只有目录，要对应实际中的档案正文，可用添加附件的形式加入档案正文，添加附件的首要条件是用户已经有了电子版的档案资料，如：电子发文文件、电子收文文件、通过扫描或录像制作成的能被计算机识别的数字信息，可嵌入Netcase 中打开的文档格式比如：Word 文档、PDF 文档，TXT 文本等。而馆藏档案一般来说是没有电子正文的，我们采用的方法是用高速扫描仪进行扫描，利用高速扫描仪自带的扫描软件生成图片式PDF电子文件，云南大学办公自动化和文档一体化处理的绝大部分电子文件都是PDF格式，这是目前全球比较流行的电子文件存储方式，以这种格式存储的文件保证了数字档案的原始性，生成以后任何人无权修改具体的内容。附件可以单个附加，也可以批量附加，不过批量附加的时候要求附件名和系统内电子档案目录对应的档号必须一致，否则系统无法确认你的附件是挂在哪条目录下。通过这种方式就可以建立完整的电子档案数据库（数据仓库）。

已经进行数字化的档案在利用的时候我们就不用再到库房里去找，直接通过档案信息管理系统的检索功能找到需要的档案信息，可以进行查阅、拷贝、打印等操作。

3）试运行档案信息的网络化服务

目前，云南大学档案馆利用文档一体化系统并使用一台Web服务器已经实现了部分档案信息的上网服务。

（2）数据的安全管理及备份

数据库建好后，还得有相应的安全管理和备份措施，否则如果服务器产生意外，我们所有的辛苦和努力都将化为泡影。为此，我们专门配置了用于备份的电子光盘库、磁带机及移动硬盘，并安装了相应的杀毒软件和防火墙。具体做法如下：

Plasmon电子光盘库和磁带机直接与原始档案信息服务器相连，光盘库使用配套DIAMOND软件进行管理，该软件是以网站形式设计的，操作简单，管理方便，可以直接利用软件进行光盘入库、出库、备份、刻录等操作。所配置的光盘是双面可擦写DVD专用数据光盘，单面容量为 4.7G ，每张光盘的容量达 9.4G 。在服务器上显示为一个库，操作上和硬盘一样。而磁带机的备份没有用配套的软件，直接使用服务器自带的一个备份功能，备份的时候可以选择特定的文件或文件夹，也可以备份整个系统，有普通备份、副本备份、增量备份、差异备份等多种不同的方式可供选择，我们一般是每个星期用光盘库对整个数据库作一次完全备份，每天用磁带机对增加的数据进行增量备份，然后还用移动硬盘不定期地作备份并异地保存，当增加的数据达到一定量的时候，直接用光盘库把数据库以不可擦写的格式刻录到光盘里。

为了防止黑客和病毒的攻击，一定程度上保证档案数据的安全，档案馆局域网内所有的办公电脑和服务器上都安装了诺顿的杀毒软件和防火墙，并及时对病毒库进行升级。

（3）对云南大学文档一体化系统功能的简要评价

l          真正的文档一体化：利用Netcase Anywhere 为IT资源平台，将资源平台上流转完成的电子文件方便的转化成数字档案，实现了从文件到档案的无缝连接。

l          基于网络的协同工作：对电子文档的收集、整理、鉴定、归档等过程都可以在网络上轻松完成。

l          基于树状结构的可视化分类方法：直观、易学、实用，充分发挥windows 图形界面的优势。

l          真正的分布式管理：可以通过权限管理，根据不同的用户，使用不同的功能。例如对于归档部门档案员，可以使用档案文件整理和归档的功能；对于档案系统管理员可以使用档案文件传送、档案管理等功能。

l          方便、直观的显示及打印：为使用户在最短时间内熟悉系统，采用了直观的浏览界面，使用户一目了然；同时可直接打印浏览界面，所见即所得。

l          完善的权限管理：通过权限管理，可以方便的实现分布式的档案管理，实现档案信息的网络化共享。

l          兼容新旧档案管理：本系统既支持原有的以案卷为单位的管理模式，同时也支持最新的归档文件整理标准，即以件为单位的管理模式。

l          检索方便：大大减少了利用档案信息人员的等候时间，以前几个小时甚至几天查不到的档案，现在片刻就能查到，使档案利用产生质的飞跃。