为实现云南大学档案现代化管理，档案馆从2000年开始了信息化建设，购置了一批计算机设备，对全馆工作人员进行了相关培训，开始建立计算机机读目录。2001年6月在馆内建立了局域网，购置了服务器、视频采集卡等一批设备和软件，建立了历史照片等数据库。尤其是2003年5月档案信息化建设被学校增列为“十五”“211工程”建设子项目，投入专项经费50万元，我校档案信息化有了较大发展，实现了文档一体化，档案馆主要开展了以下几个方面的工作：  

一、购置了电子文件归档专用服务器、馆藏纸质档案数字化高速扫描仪、数据库备份电子光盘库、双网卡工作站等设备，为电子档案的接收、归档和管理奠定了一定的物质基础；同时，在没有增加经费预算的情况下，档案馆挤出部分办公经费，购置了一批计算机，建立了电子档案归档培训室，为加强专兼职档案员经常性的业务培训创造了条件。  

二、积极推行文档一体化建设。在学校推行网络办公的基础上，积极配合信息研究所做好电子文件归档系统的开发完善，并在授权访问、隔离病毒、防止黑客攻击和相应的管理制度方面提出了可行性建设方案和实施办法，并分步开展工作。  

三、2004年上半年，档案馆在信息研究所的大力支持下，将党办、校办作为文档一体化网络办公的试运行单位，并在归档运行中不断提出修改意见，使文档一体化管理系统不断完善。2005年4月，档案馆对全校归档部门专兼职档案馆进行了为期5天的档案信息化建设业务培训，为电子文件的归档管理奠定了基础。6月，档案馆和信息研究所为全校各归档部门设立并开通了电子文件归档管理账户，这标志着我校全面实现了文档一体化管理。截止到 2005年   6月   30日 ，档案馆已通过网络接收电子文件300余件。  

四、加快馆藏纸质档案数字化建设工作，为学校自动化办公和管理工作提供强大的共享信息支撑创造条件。从2003年12月开始，档案馆组织专人利用高速扫描仪进行馆藏档案数字化处理，按由近及远的原则，逐步建立馆藏纸质档案全文数据库，现已完成20年党政管理、外事工作等档案的全文数字化工作，共扫描3111卷，46226件，335853页。同时，加快现行档案案卷目录和卷内目录的计算机录入工作，共建立机读目录信息125055条。  

五、修订完善了《云南大学电子文件归档管理暂行办法》。根据学校信息化建设的实际情况，档案馆根据国家和省教育厅相关办法对2002年制定的《云南大学电子文件归档管理办法（试行）》进行了全面的修订和完善，并于 2004年   6月   11日 经校长办公会议讨论通过并在全校施行，为电子文件的归档管理提供了制度保障。  

随着学校办公自动化的深入，文档一体化管理信息系统也在不断完善。这一系统的完善得到了省教育厅、省档案局的充分肯定。2003年云南大学档案馆被国家档案局、中央档案馆联合授予“全国档案工作优秀集体”称号。2004年被省教育厅评为全省高校“档案工作先进集体”。2005年3月省教育厅发文，将云南大学档案馆列为高校档案信息化建设试验点、档案馆将积极探索完善文档一体化管理。同时，云南大学文档一体化管理信息系统也得到来自上海复旦大学以及湖北、重庆、内蒙古自治区、广西等省市20余所高校档案人员的高度赞誉，他们都认为，云南大学文档一体化建设已走在了全国高校的前列。省内高校档案人员前来观摩、学习的人员多达上百人。我们还接待了老挝国家机关档案干部培训班学员的考察学习。