2008   年   8   月   20   日 ，教育部部长周济、国家档案局长杨冬权联合签署中华人民共和国教育部 27号令，即《高等学校档案管理办法》，并明确规定《高等学校档案管理办法》自 2008   年   9   月   1   日 起施行。《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则等七章，共四十三条。  

　　《办法》的发布实施，是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快的发展做出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意义。  

一、《办法》发布的背景  

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，高校档案是支撑高等教育持续健康发展的基石。只有依靠强有力的法治保障，才能从根本上保证高校档案事业不断向前迈进。  

    随着经济社会和高等教育的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，高校档案工作的内涵和外延都发生了深刻变化。目前，我国正由教育大国向教育强国转变，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设，高校档案的传统管理模式面临着新的挑战，同时也迎接着新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展，高校在档案机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、档案信息化建设等方面必须与时俱进，在继承的基础上不断改革创新，才能促进高校档案事业科学发展，更好地服务学校和社会。  

　　为依法保障高校档案事业可持续的科学发展，2007年年初开始，教育部办公厅对1989年10月以国家教委第6号令的形式发布实施的《普通高等学校档案管理办法》开展了修订工作，书面征求了全国120所不同类型高校的意见，组织部分高校和地方教育行政部门负责档案管理工作的同志进行了讨论，集思广益，形成了修订初稿，并下发高校进一步征求意见。在此基础上，2007年10月，教育部办公厅召集高校档案机构专家和地方教育行政部门档案工作负责人，在充分吸收全国高校档案部门意见的基础上，着重对高校档案工作的体制、机构设置、队伍建设、经费和馆库保障、归档范围和奖惩等内容进行了再次修改，凝聚了共识。  

　　按照规章制订程序，教育部法制办征求了部内19个司局的意见，并从立法技术角度进行了修改。在此期间，国家档案局与教育部充分交换了意见，对一些条款进行了反复的沟通和协商，数易其稿，在达成全面共识的基础上最终定稿，形成了今天的这个办法。  

二、《办法》的特色及现实意义  

    《办法》对高校档案工作管理体制机制、高校档案机构的设置与人员配备、档案管理、统计保障以及档案的利用与公布等作了全面、明确的规定。并呈现出以下几个主要的特点：  

1．明确了新时期高校档案工作的管理体制机制  

　　高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。《办法》在总则中明确规定：“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”。这一规定，从根本上解决了教育行政部门和档案业务部门管理体制和职责不够明确的缺陷。  

　　《办法》首次规定高校档案工作由高校校长领导，并明确其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。这一规定，开创了我国高等院校档案管理体制改革的新纪元。  

　　此外，《办法》扩大了适用范围，把成人高等教育档案管理工作纳入其中。这一规定，必将有利于成人高等学校档案管理的规范化。  

2．突出了新时期高校档案工作的内涵建设  

　　为规范高等学校档案工作，《办法》参引了10余个标准或规范，对促进高校档案工作内涵建设具有重要的现实意义。  

　　为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势，保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务，《办法》指出，高校档案机构要“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，并强调指出“高等学校应当对纸质档案材料与电子档案材料同步归档”，突出了时代特征。  

　　《办法》还突出了档案工作的学术性，将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责，并规定对于“在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的”，“在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的”，高等学校应当给予表彰与奖励。《办法》同时指出“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课”。  

　　关于档案机构的设置和人员配备，《办法》明确规定，档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，档案馆领导应“热心档案事业，具有高级专业技术职务任职经历”，“有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神”，同时要“年富力强，身体健康”，突出了人才兴档、人才强馆的理念。  

3．强调了新时期高校档案资源建设的“大档案”理念  

《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。  

　　《办法》强调高校档案机构要重视和加强“对于与学校有关的各种档案史料的征集”，突破了传统归档理论的限制。  

　　《办法》还指出，高等学校“归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式”，这对于高校档案信息资源的全面和完整，对于加大高校档案信息化建设的力度，方便学校和社会利用档案信息资源，具有重要的现实意义。  

4．指明了新时期高校档案工作服务体系建设的方向  

　　为促进高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务，《办法》提出“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件”，并对“社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供”，，首次赋予高校档案服务社会的新职能。  

　 《办法》明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作”，充分发挥档案的文化教育功能，以丰富大学文化和大学精神文明建设的内涵。  

　　《办法》还强调“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”，这些规定，开创了高校档案工作服务的新领域，拓宽了档案工作服务的辐射面。  

5．强化了新时期高校档案工作的条件保障  

　　为保证高校档案事业的健康可持续发展，为学校和社会提供优质和高水平的服务，《办法》强调，“高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求”，还进一步规定“高等学校应当设立专项经费”，促进档案信息化建设，“加快数字档案馆（室）建设”，提高档案工作服务学校和社会的能力。  

《办法》要求，“对不符合档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，要按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建”。  

《办法》进一步要求，“存放涉密档案应当设有专门库房”，“存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、放有害生物等必要设施”。  

这些规定，对全国高校具有普遍的针对性，是高校档案资源体系和服务体系建设的根本保障。  

三、《办法》的主要内容和特点  

《办法》共七章四十三条。  

第一章“总则”共五条，包括《办法》制定目的、高校档案定义、高校档案工作地位和领导体制以及校长的档案工作职责等。《办法》有以下特点：（1）对于高校档案的定义，增列了“招生”，强调出“学生”这个主体，教育以学生为本，学生以学习为本，招生是高等学校学生档案积累的第一个环节，学生类档案对学生具有重要的查考价值，高等学校档案机构应该为学生服务，这是《办法》以人为本，面向学生开展服务的重要体现。（2）《办法》明确了高校档案工作的领导体制，规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”，“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”，明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系，领导体制层次清晰、责任明确、操作性强。（3）《办法》规定：“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”，同时规定了高等学校校长在领导档案工作中的主要职责。这既明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人，又照顾到高校档案工作中存在的由分管校长领导的实际，强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任。  

第二章“机构设置与人员配备”共八条。内容包括高校档案机构设置、性质和管理职责，高校档案机构负责人和档案工作人员的职责、任职条件以及待遇等。《办法》有以下特点：（1）高校档案馆设置为高校自主行为，取消了高校设立档案馆报批制度，只要符合条件，“建校历史在50年以上”；“全日制在校生规模在１万人以上”；“集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”即可自主设置档案馆，强化了高校档案机构事业单位的本色。（2）增设，“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地” 。（3）对高校档案机构负责人的职业背景和年龄有了更高的要求。（4）明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”，档案工作人员不仅要“具备档案业务知识”，还要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”，这个规定可以从根本上改变目前高等学校档案机构中广泛存在的因为待遇低、工作累、默默无闻等原因所造成的档案工作人员学历层次低、男女工作人员比例失调、工作积极性差等不利于高校档案工作发展的局面，必将为高校档案工作的大发展奠定人才基础。（5）针对档案工作特殊的工作环境，《办法》明确规定：“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。”这使多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒有害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法补助得到了落实，体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。（6）针对档案信息化工作，《办法》在高校档案机构的管理职责中，增加了“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”。档案信息是高校档案的灵魂，随着人类进入信息时代，档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化，这对高校档案机构提出了新的要求，高校档案工作人员的素质和技能也得到了新的考验。高校档案部门应努力做好馆藏档案数字化、档案信息资源开发、档案网站和数字档案馆建设等档案信息化建设。  

第三章“档案管理”共十三条。《办法》有以下特点：（1）在归档要求中把工作重点放在“建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平”。（2）强调了纸质档案材料和电子档案材料的同步归档，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位，显示了档案工作与时俱进的精神。（3）《办法》还充实完善了文件材料归档范围，在文件材料的归档范围中增加了“学生类”和“仪器设备类”的归档范围。对学生类档案的充分重视，有利于克服目前各高校中广泛存在的学生档案管理混乱的局面。对仪器设备类档案的归档，把仪器设备价值提高到10万元。（4）由于档案的不可再生性，档案的鉴定和销毁一直是一件必须严肃对待的事情。《办法》对档案鉴定和销毁采取了更为慎重的态度，规定“对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁”。（5）对于归档时间，《办法》规定：基建类档案应当在项目完成后三个月内归档，《办法》的表达更准确。目前，高校的基建项目都比较大，投入资金多、涉及的部门多、产生的材料繁杂，归档时间适当放宽有利于产生部门高质量的完成立卷和归档工作。（6）明确了高校档案机构的业务职责，即“高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号”。“确定档案材料的保管期限”、“对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁”、“采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要的档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管”。（7）关于高校与其他单位分工协作完成项目，《办法》规定，“高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应当将复制件送交高效档案机构保存。”这就保证了高校档案更加的完整，更便于以后的利用。（8）对于高校档案机构征集与学校有关的各种档案史料，《办法》规定，“应当制定专门的制度和办法。”  

第四章“档案的利用与公布”共九条。《办法》有以下特点：（1）《办法》规定“高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案”，主动公布和提供利用成为档案开放的主要形式，这种档案开放利用姿态的改变，是高校档案机构适应社会需要，主动服务社会，响应《政府信息公开条例》的生动体现，必将更好地发挥高校档案信息资源的作用和价值。（2）《办法》明确了档案复制件的效力，规定“加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。”解决了长期存在的档案复制件的法律效力问题。（3）《办法》明确了高校档案机构出具档案证明的合法性和唯一性，规定“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。”（4）对于提供利用档案收费问题，《办法》明确规定，“高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”。“社会组织和个人利用其移交捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。” 明确了高校档案机构的社会责任。（5）《办法》还建议“有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。”这意味着档案学科知识将被更多人了解和掌握，档案人才的来源将更加多元化。  

第五章“条件保障”共三条。《办法》有以下特点：（1）对于不适合档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，《办法》明确规定，“按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。”（2）《办法》规定，“存放涉密档案应当设有专门库房。”（3）《办法》规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。”随着社会信息化的发展，数字校园的建设，数字档案馆建设箭在弦上，但经费的短缺成为高校数字化建设的瓶颈。《办法》的规定如果能够得到落实，高校档案信息化建设必将取得突飞猛进的发展。  

第六章“奖励与处罚”共两条。《办法》有以下特点：在奖惩方面，《办法》更加明确详细。关于表彰和奖励，《办法》列举了五项具体表现；关于处罚，《办法》详细列举了六个方面的行为。《办法》对奖励和处罚进行了细化和比较明确的规定，表彰和奖励的对象增加了单位，奖励的范围也有所扩大。在应该处罚的范围中，明确把“不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的”视为违法行为，这为高校档案机构在档案收集过程中的顽疾下了一剂猛药，必将大大促进高校档案的收集工作。  

第七章“附则”共三条。涉及办法的适用范围和实施的具体日期等。  

总之，《办法》适应信息时代的管理要求，关注新技术环境下档案工作的发展趋势，体现出新形势下高校档案工作法制化、规范化、制度化的管理思想。总结起来，《办法》是在一种思想（依法治档），两个原则（以人为本；与时俱进）、三个体系（组织体系、人员体系和条件体系），四个建设（档案资源建设、档案信息化建设、档案馆建设和档案信息资源开发建设）的理念之下建立起来的。《办法》更适应高校档案工作发展的需要，应更好的指导和规范档案工作实践。总之，希望《办法》的颁布能成为一个新的起点，促进高校档案工作的发展，使高校档案机构能真正成为历史的记忆库，担当起“对历史负责，为现实服务，替未来着想”之重任。