在档案馆从事扫描录入工作多年,我深深了解到在电子档案的形成、处理、归档,利用的过程中，信息扫描录入是电子档案的原始积累过程,是重要环节,也是基础环节，档案的检索利用都要在电子档案扫描录入的基础上展开。机器的因素和人的因素是导致电子文件在扫描录入阶段出现失真现象的两个首要因素。而人的因素是主要的。因为即使拥有完善的计算机技术设备，也需要有相应高素质的人才作保证。因此,具有良好的档案意识，全局意识，安全意识，从每一个环节杜绝人为因素导致档案信息失真的隐患，是档案扫描录入工作人员应有的基本素质，下面我想结合工作实际,谈几点看法。
（一）、档案意识 电子档案的扫描录入是由人来完成的，电子档案的扫描录入人员，应对其扫描的电子档案的真实性、清晰性和可检索性负有责任。在工作过程中,不仅要面对原始档案,又要在不损害原始档案的前提下将原始档案的原貌完整的展现出来,这要求档案扫描人员不仅要熟悉机器的性能,还要具有档案意识, 根据实际情况和纸张的材质等，做出合理的判断。这样既发挥了档案的作用，又没有以毁坏原始档案为代价。只有二者很好的结合，才能够将档案的原貌展现在利用者面前，同时又能很好的保护档案，达到制作电子档案的目的。
（二）、全局意识 档案扫描录入是检索、利用等后续工作的基础,应为以后工作的展开创造便利条件,所以在工作过程中要针对检索利用或保存的实际情况做出调整,并不只是一扫了事,而是对档案馆的整个工作流程有清楚的了解,并及时和其他部门沟通,避免出现重复工作或“返工”现象，提高工作效率。从大处着眼，小处着手，才能真正做好本职工作。
（三）、安全意识 在扫描录入工作过程中,禁止不相关人员调读查阅档案,工作需要时可允许工作人员调读,但防止由于操作或有意增删、修改等原因造成电子档案的失真,影响电子档案在今后检索中的检全率和检准率。此外，档案工作人员必须学习、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》，自觉遵守党和国家的保密法规，确保保密档案的安全。
