党委办公室 许佳
各位领导、老师下午好：
今天在这里召开全校档案工作表彰大会，受相关领导委托，下面我就党委办公室如何做好档案工作谈几点心得体会，谢谢大家。
首先，党委办公室是学校的日常办事机构，是领导机关的综合部门，其中档案工作是其工作职能的重要工作之一，它主要包括：收文、办文、归档、清退、销毁等工作。在工作中，办公室主要做到以下几点：
一、办公室领导高度重视，将档案工作纳入办公室工作和校保密委工作要点中。
在日常工作中，办公室领导将档案工作纳入部门年度计划和相关的管理制度中，专人专岗进行文件管理工作，从源头上抓好档案工作。多年来，在办公室领导和同事的共同努力下，党委办公室文件管理一直都朝“规范化、制度化、科学化”的方向发展。
二、注重细节，切实做好档案工作
（一）、注重文件管理规范性。
在近8年的文件管理工作中，我深深体会到“文件管理工作无小事”，也许很多人都会简单的认为文件管理工作就是“重复、简单、枯燥、”，所以不加以重视。但是在党委办公室，领导对我们的要求就是要做到“文件管理零差错”，出现任何差错都会影响办公室工作正常运转，甚至影响到校党委领导的日常工作。所以，在平时我非常注重文件运转的 “实效性、保密性”，收到文件及时拆封、审核、登记、传阅。急件标注收文时间，第一时间转交有关领导及部门阅处。涉密文件重点关注，做好签收登记制度。
为进一步加快文件流转效率，从2009年起党委办公室文件分网络传阅及纸质传阅两种方式。具体操作如下：
（1）无密级的文件：由党办收文秘书将文件扫描，通过特定网络流程进行传阅，并负责对文件进行督办。
（2）密级文件：严格按照《保密法》规定，“涉密文件不上网、不复印”的原则进行原稿纸质方式传阅，传阅文件交各校领导联系秘书，做好签收登记手续，做到“谁签收、谁负责”，密级文件传阅完毕及时收柜。年度按照学校工作需要，留存部分涉密文件，及时交档案馆归档。针对节假日等特殊时期，办公室全体人员按照《党委办公室节假日文件管理规定》做到“谁签收、谁负责”，重点抓好涉密文件的管理。
（3）在工作中，由于岗位变动，办公室及时将变更人员名单送档案馆备案，并做好机要文件交接登记手续。
（4）先后制定《党委办公室文件管理规定》等相关规章制度，从制度上做好文件管理的规范性。
通过以上的各种措施，党委办公室从收文到传阅过程中，做到“及时、安全、有序”。
（二）、按要求及时完成归档工作
党委办公室日常工作繁琐、收文量较大，我平时就注意整理文件，对处理完毕的文件，按文件字号装盒入柜，从不混乱堆放。每年3月份就开始整理上一年度的文件，做到时间上的从容。具体操作为：首先，将文件按照文件字号进行整理归盒，然后将钉子换成不锈钢的钉子，并进行页码的编写，最后加盖归档章。对照档案馆的评分标准，逐一检查每份文件，最后对归档文件进行录入工作，录入完毕后至少检查三遍再交校档案馆。
党委办公室的文件主要分短期、长期。一般来说收到上级文件属于短期文件，对这类文件，我十分注重分类收集，传阅完的文件，按文件编号摆放到铁柜子中，避免文件遗失。长期文件主要是指以校党委名义下发的各种通知、决定、批复等文件，对这类文件，党委办公室主要是通过网络办公室流程进行文件的起草、审核、签批、分发工作。所以在日常工作，我十分注重流程的规范性，对于一些没有通过流程，只要经有关领导同意就可以下发的急件，在文件处理完毕后，我及时补做流程。目前学校实施“无纸化办公”，党委办公室下发的校内文件基本上都是网络文件，因此，我平时就注重纸质文件的制作，基本上流程一走完，就做好一份相应的纸质文件，这样在归档的时候，可以减轻很多繁琐的工作量。
针对文件档案的整理录入工作量大、整理起来较为繁琐，因此我多在处理完日常工作后，选择下班时间加班完成，这样虽然耽搁了一点个人休息时间，但工作效率会非常高。主要原因是下班后手头上没有任何事情的干扰，归档工作要的就是“心静”，如此可以提高归档文件的质量。实践中我了解到，有的同事由于日常工作比较繁忙，文件归档时往往出现“赶时间”的现象，造成归档文件质量不高，因此我个人认为可以根据自身工作实际，选择一个相对安静的时段来处理文件归档，这样既不耽误工作，也可以按时限完成好归档工作。
三、工作中的缺点及今后的目标
档案工作是一项重要工作，它记载着学校、部门的工作轨迹，是今后工作的重要参考，在任何时候都不能忽略档案管理工作。虽然在长时间的档案工作中我取得了一定成绩，但离领导和部门的要求还有差距。有时候会因为时间紧，来不及认真检查，出现个别归档文件制作不规范未及时发现等问题。所以，我仍有许多方面需要向在座的各位领导和老师学习，在今后的工作中，进一步加强理论学习，提高工作效率，为学校的发展贡献自己绵薄的力量。
今天的交流只是起到抛砖引玉的作用，不足之处还望大家给予批评和指导！
谢谢大家！
云南大学党委办公室 许佳
二〇一〇年六月十七日
