为了贯彻《全国档案信息化建设实施纲要》、《高等学校档案管理办法》、和《数字档案馆建设指南》的文件精神，加强全国高校档案馆和各省高校档案学会之间的沟通，进一步推进高校间档案工作的交流与合作，2010年12月7日，全国高校数字档案馆建设研讨会在海南省海口市召开，这次会议的重点是就档案信息化和高校数字档案馆建设、电子档案管理等专题进行学习、交流，全面推进档案工作服务于高校的能力和水平。 会上，海南省教育厅厅长胡光辉、海南省档案局局长许计划、教育部办公厅主任牟阳春等领导就档案工作的重要性、高校档案信息化的意义和建设高校数字档案馆等方面作了重要讲话。上海交大、重庆大学、南京大学等五家高校就档案信息化、高校数字档案馆建设的现状、问题和展望作了专题发言。大会围绕会议主题、领导讲话和高校数字档案馆建设的情况进行了分组讨论和总结发言。

这次会议，展示了高校数字档案馆建设的新成果。通过数字档案馆的建设，可实现档案文件的“随发文、随归档、随利用”，并可整合档案运行管理服务体系、数字档案资源体系、档案开发服务利用体系、档案安全保障管理体系，具有档案信息门户管理；档案文件全文管理、检索；多媒体档案管理；档案数据信息统计；档案借阅利用统计；自由创建档案数据库；自由定义数据库结构；自定义打印目录；自定义管理界面；电子文件格式自动转换；电子文件附件的全文检索；数据远程备份与恢复；安全通信（SSL）；文档一体化及办公自动化系统接口；通过关键词将校园网形成的电子文件采集自动归档；系统在线自动升级等强大功能。数字档案馆目前趋于成熟的管理软件有：上海交大的“光典软件”、重庆大学的数字档案馆“西信天元”软件、南京大学的“南大之星”软件、北京的航星永志等软件。

通过会议，代表们达成了共识：高校档案信息化及数字档案馆建设，需要作着眼于未来，纳入学校的规划，领导重视，经费才能落实；档案信息化及数字档案馆的建设，高校应有统一的标准和规范用于指导高校的档案信息化工作。要充分考虑建设进程的分步实施和地区性差异问题；建设中要注重学校办公自动化与档案信息化建设的同步与相互推进问题。

高校档案信息化暨数字档案馆建设研讨会，取得了预期的成效。全国有100多所高校、300多名代表参加会议，参会人数创同类会议历史之最，充分反映了各高校及代表们对这次会议的关心和重视。高校档案信息化及数字档案馆建设工作，只有遵照教育部确定的“积极推进，稳步发展”的指导思想去实践，才能全面而健康地发展。