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通知公告

关于做好2018年档案归档工作的通知

发布时间:2018-03-30 作者:档案馆

各院、各部门、各单位:

为做好2017年学校归档工作,确保各类档案材料及时、准确、完整归档,根据《云南大学档案管理办法》、《云南大学单位(部门)领导班子任期目标责任书》等规定要求,现将归档工作有关事宜通知如下:

一、归档内容

2017年形成的反映我校和各归档单位主要职能活动和基本历史面貌;对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、凭证作用、研究价值的各门类档案。即各单位在工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。

二、归档原则

1、归档文件材料必须完整、真实、准确、系统,能够反映学校机关各部(处)、直属单位、学院(研究院)活动的全过程。

2、归档文件材料必须遵循文件的自然形成规律,保持文件彼此间的有机联系,体现不同部门工作的特点。

三、归档范围

归档范围详见《云南大学各门类档案归档范围和保管期限表》。

四、归档要求

1、机关各部(处)、直属单位、学院(研究院),请按照《云南大学各门类档案归档范围和保管期限表》的要求,在2018年6月30日前,按时完成本单位在2017年管理工作中形成的档案的归档工作。

2、教学、科研、基建、财务、仪器设备等各门类档案按各门类档案的相关要求,按时完成各门类档案的归档。

3、各单位应充分认识档案工作的重要性,加强组织,统筹安排,为兼职档案员提供充分的条件和时间,确保其在归档时间内,高质高效地完成本单位的立卷归档工作。兼职档案员应认真审核归档材料是否齐全,重要文件是否有相应的标识(例如加盖单位印章、单位负责人签字、正式公文是否附件齐全,文件承办结果是否归档,文件用笔、打印是否符合档案要求等,确保归档文件内容完整、合格有效),复印件原则上不得归档。

4、各单位应加强电子文件的收集和归档,文件上报经系统生成后应留一份打印稿,以便归档存查。图片、影像文件直接以光盘形式归档。

5、请2017年未按时归档的单位在2018年6月30日前,将2017年应归档档案同时归档。历年应归档但尚未归档的文件材料,请各单位认真检查,查遗补漏,及时归档。

6、各单位应在2018年6月30日前,向档案馆移交归档档案,如遇特殊情况,不能按时立卷归档,请书面说明不能及时归档的原因和延缓期限,经本单位分管档案工作的领导签字、加盖公章后,送交档案馆业务指导部。

7、各单位归档工作请参阅《云南大学兼职档案员培训手册》、《网上立卷归档业务培训手册》、《归档文件50问》的有关要求整理立卷归档。在归档过程中有任何问题,请与档案馆业务指导部联系。

联系人:毕老师 李老师

联系电话:0871—65033810


档案馆·党史校史研究室

2018年3月25日