一、查档时间

周一至周四：上午8:30–11:30，下午2:00–5:00；

周五：上午8:30–11:30，下午闭馆，不办理查档业务；

周六、周日及国家法定节假日不办理查档业务，学校寒、暑假查档时间另行通知。

二、查档手续

1.本人查档：须出示本人的有效身份证明材料。

2.委托查档：须出示委托人亲笔签名的委托书（见附件1）、委托人有效身份证件复印件及代理人有效身份证明材料。

3.单位查档：经办人须出示盖有单位公章的查档介绍信（见附件2）及个人有效身份证明材料。

注：身份证明材料包括身份证、校园一卡通、学生证（仅在校生适用）、户口册、结婚证（仅夫妇间代查适用）、护照、军官证或警官证等。

三、常用档案查档须知

1.查阅学籍档案（成绩单、新生录简表、毕业生名册、学历材料、档案去向等）。利用者需提供该同学的姓名、入学时间、毕业时间、学院、专业、生源地等信息。

成绩单等如需翻译，请至云大培训楼（庆来堂旁）5楼514室办理，联系电话：0871-65034782。

注：2015年及以后的研究生成绩单（中英文）可到东陆校区南学楼1楼、呈贡校区明远楼3楼大厅和图书馆大厅自助打印终端打印。

2.查阅文书档案。利用者需提供文件题名、文号、归档年度、归档单位等信息。查阅本单位形成的文书档案，需持有单位查档介绍信及经办人有效身份证明材料。查阅非本单位形成的文书档案，需持有归档单位签署查档意见的查档介绍信及经办人有效身份证明材料。

3.查阅科研档案。项目参与者需提供该课题名称、结题时间、项目主持人姓名等信息；非项目参与者查阅科研档案除提供以上信息外，还需提供项目主持人的知情同意书。

4.查阅基建档案。基建档案原则上仅对基建处提供借阅，需提供工程项目名称、竣工时间等信息，其他单位因公查阅时需提供个人有效身份证明材料、经基建处审批的《云南大学工程档案查阅申请表》（下载网址：http://www.jjc.ynu.edu.cn/info/1038/2472.htm）。如需复制图纸需签署相关利用承诺书。

5.查阅财会档案。利用者需先到财务处获取相关的财务活动时间、凭证号等信息，再到档案馆查阅。查询非本单位归档的财会档案，需经财务处审批。

6.查阅人物档案。利用者需提供个人有效身份证明材料、所在单位介绍信及人物档案本人或家属的同意函，并办理相关借阅手续。

四、查档注意事项

1.查阅档案者，不得损坏、涂改、勾画、转借、自行复制档案，不得翻阅与所查档案无关的内容，违反者依《中华人民共和国档案法》和相关法规追究责任。查档者在查阅完毕后，必须办理交接手续，填写查档借阅登记表。

2.利用查档室内禁止拍照、严禁吸烟、不得大声喧哗。

3.档案原件一律在本馆内查阅，不得外借。

4.在我馆复制、抄录的档案和资料，必须认真核实，加盖专用章方能有效。

5.本馆保管的档案，任何组织和个人无权公布。利用者不得在发表刊物中摘录和引用档案全文，部分引用时应注明“云南大学档案馆馆藏”的字样以及该档案档号。任何组织和个人未经档案馆同意不得向社会公布、陈列、展出档案，全文公布或汇编出版档案应征得档案馆同意并签订出版合同，违反者依《中华人民共和国档案法》和相关法规追究责任。

6.如有疑问，请联系档案馆利用部，联系电话：0871-65031310。

附件1：委托书范本

委托书

委托人：（姓名）（性别）（身份证号）

被委托人：（姓名）（性别）（身份证号）

本人因 需要，需查询____________________________档案材料。现委托__________________，身份证号/护照号____________________________前往办理相关事项。由此产生的一切后果，皆由本人承担。

委托人签字：（亲笔签名）

年 月 日

附件2：介绍信范本

介绍信

云南大学档案馆：

兹有我单位/学院 ，教工卡/学生卡号：__________________________，因 需要，需查询 __________________________________________档案材料。请协助办理。

单位（加盖公章）

年 月 日