为了适应学校档案工作的发展和学校档案信息化的需要，实现学校档案工作各个业务环节的标准化、规范化，充分发挥学校档案的作用，根据《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》等规章制度，结合学校的实际情况，制定本规则。

第一章 编制说明

一、规则的组成

本规则由编制说明和主表两部分组成。

编制说明由规则的组成、编制原则、类目的设置和标识、档号的编制等部分组成，是使用本方案的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

二、编制原则

1、根据学校档案管理的经验和学校目前工作职能和机构设置情况，采用“年度—问题—保管期限”三个重要特征进行档案分类。分类遵循文件的自然形成规律，保持归档文件之间的有机联系，以利于档案的保管和利用。

2、根据“简化整理，深化检索，细化鉴定，优化馆藏”的原则，以“件”为单位，对归档文件进行整理、编号、编目、分类装盒和保管。

3、类目的划分及标识，原则上仍执行《高等学校档案实体分类法》的体系结构，以保持类目设置的相对稳定性、不受偶然因素和短期行为的影响，进而维持编号方案的稳定和延续，便于档案的检索和利用。

4、坚持档号不重复、方便上架和可扩展的原则，以便于计算机管理和人工检索。

三、类目的设置、标识和扩展

（一）、一级类目的设置和标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位，根据学校档案产生的领域范围，结合档案记录的内容性质，我校档案确定为十二个一级类目，类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母的大写格式标识，例如党群档案(DangQun)标识为“DQ”

一级类目名称、标识符号和主要内容如下：

1、DQ 党群档案

主要是学校党群部门、各院、各单位在党务工作中形成的应归档材料。

2、XZ 行政档案

主要是学校行政职能部门、各院、各单位在行政管理工作中形成的应归档材料。

3、JX 教学档案

主要是学校教学单位在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的应归档材料。

4、KY 科研档案

主要是学校在科学管理、科学实践和科学研究活动中形成的应归档材料。

5、WS 外事档案

主要是学校在外事管理工作和外事活动中形成的应归档材料。

6、CB 出版档案

主要是学校出版单位在出版管理和出版活动中形成的应归档材料。

7、JJ 基建档案

主要是学校基建部门和资产管理部门，在基本建设管理和基本建设项目建设及基本建设项目维修工作中形成的应归档材料。

8、CK 财会档案

主要是财务部门在财务管理和会计核算活动中形成的应归档材料。

9、SB 仪器设备档案

主要是仪器设备管理部门在仪器设备管理和仪器设备申请、招标、购置等各个环节中形成的应归档材料。

10、SX 声像档案

主要是学校在教学、科研、党政管理、重大活动和重大会议等事务中形成的以声音、图像为记录方式的专门载体及其与之相配套的应归档材料。

11、SW 实物档案

学校在教学、科研、党政管理、外事活动等事务中产生、获得或面向师生和社会征集的，反映学校办学过程及历史的纪念品、奖品、奖状、礼品、赠品、证章等应归档物品。

12、RW 人物档案

人物档案是经学校确定为人物档案收集范围的个人，在国内外教学、科研以及社会活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同载体的应归档材料。

（二）二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分，其标识采用“两个”阿拉伯数字组成，依次标识为11、12……99但不用带“0”的数字，如10、20、······等。

（三）三级类目的设置和标识

三级类目采用“除0外的自然数序列”进行标识。即依次标识为1、2、3……，以区分不同的档案内容。

（四）类目的扩展和连接

一般情况下，档案类目的设置为三级，在实际工作中，可根据需要进行类目的扩展，即扩展至四级、五级……

类目之间的连接：一级与二级类目之间直接相连；二级、三级、四级……以下的类目之间用连接号“· ”连接。

四、档号的编制

档号是存取档案的代号、排架的依据，反映了档案的分类体系和物理位置。档号由“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”五个部分组成。

1、全宗号：云南大学档案馆现有4个全宗，标识如下：

（1）云南大学——全宗号“1”；

（2）原云南政法高等专科学校——全宗号“2”；

（3）原云南省地理研究所——全宗号“3”；

（4）原云南省电子计算中心——全宗号“4”；

2、年度号：采用公元纪年，由四个阿拉伯数字组成。

3、类目号：一般由一、二、三级类目标识符组成，档案内容多时可扩展到多级类目组成。

4、保管期限：云南大学档案的保管期限一般为永久、长期、短期三类。采用名称主词汉语拼音的第一个字母的大写格式进行标识，即永久为“Y”，长期为C”，短期为“D”。

财会档案的保管期限沿用过去的分类法，设定为永久、25年、15年。

5、件号：是归档文件按要求整理排列好后，顺序编制的流水号。采用除“0”以外的自然数进行标识。

6、档号组成的示例：

“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”的标识之间用连接号“—”连接即为档号。

例如：

全宗号——年度号——类目号——保管期限——起止件号

注：因云南大学全宗一直延续，全宗号“1”在实际的档号标注中默认省略。

第二章 主表

本分类主表中出现的归档单位，现以云大党字[2020]5号文件为依据列出，此后新成立或合并、撤销的单位将按需依次按类编入或裁减。

DQ 党群档案

11 党政办公室

12 纪委办公室·巡察办公室·监察处

13 党委组织部（含党委党校）

14 党委宣传部（含新闻中心）

15 党委统战部

16 校工会（含社区办）

17 校团委

19 职能党委

20 直属附属单位党委

XZ 行政档案

11 党政办公室

12 党委教师工作部·人事处·人才工作办公室

13 审计处

14 党委政治保卫部·公安处·保卫处

15·1 后勤服务集团

15·2 校医院

16 档案馆·党史校史研究室

17 离退休工作部门党委·离退休处

19 资产与实验室管理处

22 图书馆

23 信息技术中心

28 东陆校区综合管理服务中心

30 投资管理公司

31 教育基金会秘书处·校友会秘书处

33 学生公寓管理中心

36 一流大学建设办·学科建设办

99 云南省电子计算中心

JX 教学档案

11 综合 主要为教学管理性材料，各教学部门排列顺序为:

（1）研究生院

（2）本科生院

（3）学生工作部·武装部

（4）体育学院（含足球学院）

（5）文学院

（6）法学院

（7）外国语学院

（8）政府管理学院

（10）职业与继续教育学院

（11）物理与天文学院

（12）经济学院

（13）工商管理与旅游管理学院（会计学院/云南启迪商学院）

（14）信息学院（含云南省电子计算中心）

（15）化学科学与工程学院

（18）滇池学院

（20）云南大学附属中学（含附属外国语学校）

（21）软件学院

（22）地球科学学院

（23）生命科学学院（含云南省微生物研究所）

（24）艺术与设计学院

（25）国际关系研究院·南亚东南亚研究院·一带一路研究院·周边外交研究院

（29）高等教育研究院

（30）马克思主义学院（含中国特色社会主义理论体系研究中心）

（32）民族学与社会学学院（社会工作学院）

（35）建筑与规划学院

（36）数学与统计学院

（37）生态学与环境学学院

（38）医学院

（39）学生就业指导服务中心

（40）新闻学院（南亚东南亚国际传媒学院）

（41）汉语国际教育学院

（42）历史与档案学院

（43）资源植物研究院

（44）昌新国际艺术学院

12 学科与实验室建设、专业设置

13 招生(博士、硕士、本科、成人)

14 学籍管理(含学生奖惩)

15 课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生情况(就业指导、毕业跟踪调查)

18 教材

19 教学质量监控

KY 科研档案

11 综合含科研经费管理、学术活动材料

按科研机构排列顺序为

（1）社会科学处

（2）科学技术处（乡村振兴办公室）

（4）云南生物资源保护与利用国家重点实验室

（8）教育部自然资源药物化学重点实验室

（9）材料与能源学院

（17）国际河流与生态安全研究院

（18）民族政治研究院

（20）古生物研究院

（23）中国（西南）天文研究所

（27）生物医药研究院

12 社会科学科研项目

13 自然科学科研项目

WS 外事档案

11 综合（国际合作与交流处·港澳台事务办公室）

12 出国(境)

13 来校(访问、讲学、研究)

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

16 孔子学院

CB 出版档案

11 综合

12 校报

13 刊物

14 出版社书稿

15 出版社电子音像

JJ 基本建设档案

11 综合（基建处）

12 基建工程项目

13 修缮（资产与实验室管理处）

21 二期一标段

22 二期二标段

23 二期三标段

24 二期四标段

25 二期五标段

CK 财会档案

11 综合（财务管理处）

12 会计报表、会计账簿、工资清册（奖金、奖学金入此）、会计凭证

（1）财务管理处

（2）资产与实验室管理处

（3）云南生物资源保护与利用国家重点实验室

（4）教育基金会秘书处·校友会秘书处

（5）云南大学附属中学（含附属外国语学校）

（6）生命科学学院（含云南省微生物研究所）

（7）校工会

（8）党委组织部

（99）云南省电子计算中心

SB 仪器设备档案

11 综合

12 仪器设备项目

SX 声像档案

11 照片（含底片、文字说明）

12 音视频

13 缩微胶片

14 幻灯片

RW人物档案

SW实物档案

11纪念品

12奖状、奖牌

13字画

14印章

15其他

附则：

一、本方案由档案馆负责解释。

二、本方案经云南大学档案工作管理委员会2022年11月3日讨论通过后执行。