（经2022年云南大学档案工作管理委员会工作会议讨论通过）

第一章 总 则

第一条 为了加强云南大学档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，更好地为教学、科研、管理、全校师生员工及社会服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《云南省档案条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指过去和现在全校师生员工在教学、科研、党政管理和其他活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值 的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要依据和标志，也是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校各单位应当加强档案工作，提高档案责任意识，依法移交和保护好档案。

第四条 学校把档案工作列入全校工作规划和计划，在机构设置、制度建设、人员编制、经费预算、办公条件、库房建设等方面给予档 案工作必要的支持和保障。

第五条 学校实行单位归档制度。各单位要把档案工作纳入单位工作计划和规划；纳入管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收工作的过程中，同时布置、检查、总结、验收档案 工作。把档案工作作为考核管理干部的内容之一。

第六条 档案人员要努力学习专业知识，不断提高业务水平。开展档案研究，采用先进技术大力开发档案信息资源，创新服务方式，提高服务质量，努力为教学、科研、党政管理、全校师生员工及社会服务。学校在档案员的学习、晋升、评奖上，应按政策给予必要的条件和机会，鼓励他们做好档案工作。

第二章 领导体制、机构设置及职责

第七条 我校档案工作受上级教育行政管理部门和档案主管部门的领导，接受他们的业务和执法指导、监督和检查。

第八条 坚持中国共产党对档案工作的领导。在校党委和行政的领导下，设云南大学档案工作管理委员会，由分管档案工作的校领导任主任，由相关职能部门和单位负责人担任委员，按《云南大学档案工作管理委员会章程》行使职权。

第九条 档案馆既是学校档案工作的行政管理职能部门，又是保存和提供利用档案信息资源的服务实体。其职责：

（一）宣传、贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规和方针政策；

（二）规划、协调全校档案工作；

（三）拟定学校档案工作的规章制度，经校长办公会或校档案工作管理委员会讨论通过后贯彻落实；

（四）负责对各单位档案工作进行指导、监督和检查；

（五）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料；

（六）组织实施档案信息化建设和电子档案管理；

（七）编辑档案史料，编制检索工具，开发档案信息资源；

（八）开展档案的开放和利用工作，开展档案学术研究和交流活动；

（九）建立、健全档案工作体系，负责全校档案员的业务培训；

（十）履行档案教学实习基地职责，做好本校档案专业学生的实习指导工作；

（十一）完成上级部门和学校安排的相关任务。

第十条 学校各归档单位必须有一名负责人分管档案工作，至少 配备一名档案员，负责本单位档案的收集、整理、归档和移交等工作。

第十一条 档案工作人员认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵纪守法，保守秘密，接受档案业务培训并具备相应的专业知识与技能。

第十二条 档案工作人员属档案专业技术人员，学校按照国家的有关规定对专业技术人员进行专业技术职务的评定和聘任。

第三章 条件保障

第十三条 档案工作经费列入学校经费预算，保障档案工作发展需求。

第十四条 学校保密委员会负责指导档案的安全保密工作。

第十五条 档案馆库房符合永久保存条件，配备必要的设施、设备，确保档案的完整与安全。

第十六条 学校为档案馆配备档案管理现代化、信息化所需的设施、设备，保障档案信息化建设的持续开展。

第四章 档案的收集、征集和归档

第十七条 各单位或个人在从事教学、科研、管理等职务活动中形成的、对学校师生和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案馆移交，纸质档案材料和电子档案材料应同步归档，集中管理。任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。

第十八条 各级领导和工作人员在调离工作岗位或退休前，需做好职务活动中形成的文件、材料的整理和移交工作。

第十九条 对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保 存价值的文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理。个人向学校捐赠档案的，学校给予表彰奖励。

第二十条 凡公务活动中形成的应该归档保存的各种载体、形式的材料，各单位均应按照各种门类档案实施细则，对本单位材料进行系统的整理和归档，并在规定时间内向档案馆移交。

第二十一条 归档范围详见《云南大学各单位归档范围和档案保管期限表》。

第二十二条 学校实行档案材料形成单位组件归档制度，各单位 档案员按照归档要求，及时收集、整理、组件、编制件号、统计页数、填写卷内文件目录，上传电子文件，检查合格后向档案馆移交。

第二十三条 各归档单位按照《云南大学档案移交接收细则》按时归档。

第二十四条 凡需归档的文件材料，行文部门应按照国家有关公文处理的规定，严格办文程序，做到规范管理，杜绝不规范公文的产生，确保档案质量。

第二十五条 移交档案应填写档案移交登记簿，办理交接签字手续。档案移交登记簿一式两份，移交、接收双方各执一份。

第五章 档案的保管

第二十六条 档案馆负责对已经归档的档案进行分类、编号、排列、上架及保管。

第二十七条 对保管期限已满的档案，档案馆应与有关部门共同协商，组织鉴定、造册，报请校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。

第二十八条 档案馆库房须设专人负责管理，按照库房管理的“八防”要求定期检查库房，排查安全隐患。发现问题应及时向分管校领导和相关部门报告 ，并采取有效措施进行处理。

第二十九条 档案馆负责档案的安全管理，采取有效措施预防档案破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案以及可能遭受损失的其他载体的档案，应当及时采取有效措施进行修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案以便妥善保管。

第三十条 档案工作人员必须自觉贯彻执行国家保密法规，保守国家秘密，保护知识产权，维护有关单位或个人的合法权益。涉密档案管理应符合涉密载体管理有关规定，专人负责管理。按保密要求采取人防、物防、技防措施。

第三十一条 档案馆负责档案统计年报工作，按照上级有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第六章 档案的利用与开放

第三十二条 按照国家的有关法律、法规和学校实际情况逐步开放档案。

第三十三条 属下列情况之一者，不得开放档案：

（一）涉及党和国家秘密、限制开放的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及工作秘密的；

（四）涉及个人隐私的；

（五）档案形成单位规定限制利用的。

第三十四条 档案馆开展各种形式的档案信息咨询服务和宣传，编制档案指南等检索工具，提供档案目录、计算机查询等服务，充分开发利用档案信息资源。

第三十五条 档案的利用按照《云南大学档案利用办法》规定提供服务。

第七章 档案信息化建设

第三十六条 学校应当将档案信息化纳入学校信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

档案馆在学校网络安全与信息化工作领导小组统一指导下，不断加强档案信息化建设，逐步实现与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，并采取措施保障档案信息安全。

第三十七条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第三十八条 归档单位应优先实现归档材料的电子化、数字化。

第三十九条 档案馆应逐步推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第四十条 归档单位的电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。涉密电子档案不得通过非涉密网络移交，须遵守有关保密管理规定。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第四十一条 档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十二条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，持续推进数字档案馆建设。

第八章 监督、奖励与处罚

第四十三条 档案馆依照法律、行政法规有关档案管理的规定，对学校各归档单位的下列情况进行监督：

（一）归档单位档案工作责任制和管理制度落实情况；

（二）档案工作人员管理情况；

（三）档案收集、整理、归档、移交等情况。

第四十四条 按《云南大学档案工作检查评比办法》每两年对学校各归档单位和档案员的工作进行检查、评比。档案检查评比结果纳入单位的目标考核和绩效考核，对档案工作成绩显著的单位和个人给予表彰。

第四十五条 有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究法律责任：

（一）玩忽职守，丢失档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）买卖或者非法转让档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的。

第九章 附 则

第四十六条 如国家法律、法规、规章和上级有关政策变化，以变化后的规定为准。

第四十七条 档案馆依据本办法制定其他相应规章制度、实施办法和实施细则。

第四十八条 本办法由档案馆负责解释。

第四十九条 本办法经校长办公会审议通过起施行。