（经
2005年
12月
7日
第108次校长办公会讨论通过）
根据《中华人民共和国档案法》、《云南省档案条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，为进一步促进我校档案工作的规范化、制度化、现代化管理，切实将档案工作纳入法制化轨道，更好地为学校教学、科研、管理工作及社会服务，特制定本办法。
一、按照档案工作必须做到“三纳入，四同步”的要求，学校每年对各归档部门的档案工作进行一次年度检查和评比，年检结果纳入部门工作、部门领导及专兼职档案员的考核内容，对做得好的部门和个人给予表彰和奖励，对没有完成工作任务或造成档案损失的部门和责任人视情节轻重，根据有关法规给予批评教育，直至处罚。
二、年度检查内容及标准和条件：每年底对上一学年度的部门归档工作及兼职档案员工作情况进行一次检查评比，具体标准和条件详见《云南大学档案工作年度检查评分标准》（附件1）、《云南大学档案工作先进个人评选条件》（附件2）。
三、检查评比时间：每年10—11月。
四、检查评比的组织：
1、组织：年度检查评比表彰工作在校档案工作管理委员会领导下进行，由档案馆组织评审小组，负责具体实施。
2、步骤：各归档部门每年按时归档后，应先对照《云南大学档案工作年度检查评分标准》进行自评打分，并同档案一起移交档案馆；年底，由评审小组进行检查复核和评分（以百分制计并按项目分解），与先进个人候选人名单一并报校档案工作管理委员会审定后，由学校发文表彰奖励。
3、方法：检查采取听、看、查、议、评的方法。由于各单位归档档案数量不同，因此，检查档案归档质量采取抽查的办法，每个单位抽查50件，同一部门应抽查不同类别的档案。
五、奖励和处罚
1、得分在90分以上为优秀，80—89分为良好，60—79分为合格，60分以下为不合格。
2、年度检查为良好以上的单位均有资格参加评奖，评奖每次按高分并适当结合归档数量依次评出一等奖一名，二等奖四名，三等奖六名。
3、在兼职档案员中评选先进个人，并给予表彰，先进个人按全校兼职档案员总数的10%评选。
4、对于检查不合格及被取消评奖资格的归档部门，由校档案工作管理委员会针对存在的具体问题进行通报批评，并限期整改，对整改仍不合格者，取消第二年的评比资格，并提请校行政按相关办法处理。
5、如发现漏归的由档案馆书面通知归档部门及时补归。无法补归造成档案损失的，取消当年或次年的评奖资格，情节严重的，提请校行政依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及《云南省档案条例》处罚。
6、归档件数少于50件的部门，不参与二等（含二等奖）以上奖项的评比；归档件数少于100件的部门，不参与一等（含一等奖）以上奖项的评比。
7、奖金来源：学校档案事业专项经费。
六、本办法由档案馆负责解释。
七、本办法自校长办公会通过之日起执行。
附件1：
云南大学档案工作年度检查评分标准
归档部门
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分管领导（签名） |
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评比得分 |
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归档人员
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归档件数 |
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自评得分 |
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序号 |
项目 |
检查内容 |
满分 |
自评得分 |
评比得分 |
一、 15分 |
领
导
重
视
纳
入
管
理
制
度 |
1、 有分管领导，并经常组织学习档案法规和档案知识，关心、支持、督促、检查档案工作；依法治档并积极参加学校档案工作会议。（没有相关学习记录的扣1分；缺席学校档案工作会议的1次扣1分。）
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2 |
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2、将档案工作纳入部门年度工作计划和总结。 |
2 |
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3、将档案工作纳入相关人员工作职责。 |
2 |
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4、将档案工作纳入部门管理制度，有完善的部门档案工作管理办法，并认真执行 。
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2 |
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5、部门档案工作实现计算机辅助管理和运行文档一体化管理系统。 |
2 |
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6、兼职档案员相对稳定，经过省市档案局或学校档案馆的业务培训，并取得合格证书。 |
2 |
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7、兼职档案员积极参加档案工作会议及相关活动。（缺席一次扣0.5分） |
2 |
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8、兼职档案员或分管领导工作变动，办好档案工作交接手续，并及时书面通知档案馆。 |
1 |
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（1－8项以部门和档案馆提供的相关记录、文件和资料为依据）
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二、 20分
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归
档
文
件
整
理 |
1、有收发文登记记录。 |
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2、平时做好文件材料的收集、整理，按类存放，妥善保管。 |
2 |
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3、正确对归档文件材料进行组件。 |
2 |
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4、正确对归档文件材料进行分类。 |
2 |
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5、正确确定归档文件材料保管期限。 |
2 |
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6、正确对归档文件材料进行排列 。 |
2 |
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7、正确对归档文件材料进行编号。 |
2 |
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8、正确加盖归档章，并填写相关内容。
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2 |
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9、正确装盒，并填写盒面相关内容 。
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2 |
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10、正确填写盒内备考表。
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2 |
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（3－8项错1件扣0、5分，9－10项错1盒扣1分）
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三、 50分 |
归
档
文
件
质
量 |
1、归档文件材料齐全、完整，无漏归现象。(漏归，每份扣5分，若评奖后发现漏归即取消获奖资格) |
10 |
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2、归档文件材料拟文、行文符合中央和国务院办公厅公文规范。（不规范文件，每件扣1分） |
5 |
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3、签章完备。（无签章，每件扣1分，校党委正式文件除外） |
5 |
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4、归档文件材料载体质地优良，公文用纸规范（A4规格），破损纸张托裱整齐。图纸等超大纸张按规定折叠。（不规范，每份扣0.5分） |
5 |
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5、部门形成的文件必须用原件归档。（用复印件归档，每份扣1分）
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5 |
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6、归档文件材料字迹工整，用字规范，无模糊不清的现象（不规范文件，每份扣0.5分）
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4 |
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7、拟稿、改稿和签发文件不使用圆珠笔、铅笔、红笔或纯蓝水笔（发现一份扣1分）
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6 |
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8、归档文件材料去掉易锈蚀的金属物，并正确装订(用塑料/不锈钢订书针/书夹/三孔一线/粘接。不规范文件，每份扣0、5分)
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3 |
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9、归档文件页码正确，书写工整。（错码，每份扣0、5分）
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2 |
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10、归档文件材料目录准确。（不规范，每一项扣0、5分） |
5 |
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四、 15分 |
档
案
移
交 |
1、按时向档案馆移交档案。（延期1个月以内扣5分，延期2个月以内扣10分，延期2个月以上取消评奖资格） （1）党、政、出版物档案及其他门类档案综合部分纸质档案于次年6月底以前移交。 （2）教学档案于次年寒假以前移交 。 （3）科研、基建、设备档案于完成或验收后2个月内移交。 （4）财会档案于次年12月以前（财会档案按规定可在部门保存一年）移交。 （5）实物档案形成后及时归档移交 。 （6）名人档案形成后及时归档移交。
（7）电子档案随办随归，最迟不得超过4周。 |
10
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2、移交档案时移交归档文件目录打印件及电子档案归档文件目录。 |
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3、 正确填写交接清单，交接手续完备。 |
2 |
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4、认真完成自评打分。 |
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附件2：
云南大学档案工作先进个人评选条件
（1）认真学习和贯彻执行国家档案法律法规，积极落实学校档案工作各项规章制度，建立健全部门档案工作管理制度。
（2）积极参加上级及档案馆组织的业务培训，学术交流以及有关工作会议。
（3）所在部门三年中至少有一年获得学校档案工作先进单位称号。
（4）连续从事兼职档案工作3年以上，持有档案工作上岗资格证书或培训合格证书。
（5）严格按照归档范围和要求收集、整理、移交档案。
（6）同等条件下，归档数量多的兼职档案员优先考虑。
